Jak provozovat elektronickou podatelnu v malé obci ?

Praktický návod řeší předmětnou problematiku, především rok 2005, a vychází z dokumentu „Best praktice - Jak vyřizovat elektronickou poštu“, který vydalo dne 29. 11. 2004  Ministerstvo informatiky České republiky.

Adresa elektronické podatelny musí být ohlášena zprávou podepsanou elektronickým podpisem do 31.01.2005 (včetně) na adresu NV495@micr.cz (§ 4 odst.(1) Nařízení vlády ČR č.495/2004 Sb.).

Obecní úřad by měl být vybaven certifikátem, vystaveným pro osobu oprávněnou jednat za úřad  (starosta obce). Pokud tomu tak dosud není, potvrdí příjem podání standardní “papírovou” cestou.

Obec zveřejní na internetu a na své úřední desce pravidla provozu elektronické podatelny. Doporučený vzor „Pravidel“ lze nalézt v připojeném souboru s názvem „Pravidla.doc“.

Počítač je by měl být vybaven  antivirovým programem, který zachytí zavirované zprávy. Tyto zprávy do podatelny nevstupují a pro účely tohoto návodu dále se s nimi dále neuvažuje  (důvodem je ta skutečnost, že takováto zpráva má zpravidla uvedeného falešného odesílatele, proto je problematické zasílání informace o přijmu zprávy).

V podatelně se zaevidují přijaté zprávy dle podmínek spisového řádu. Většinou je jedná o všechny zprávy mimo nevyžádanou reklamu. Zapíší se do evidence. Datum a čas doručení  - čas je nutno zaevidovat s přesností na sekundy. Outlook tyto informace běžně nezobrazuje. Zobrazuje čas doručení na poštovní server. Postup je takový, že na zprávě se stlačí pravé tlačítko myši – nabídka „možnosti“ nebo „vlastnosti“ (případně záložka „podrobnosti“/ „internetové záhlaví“).

V zobrazeném textu například :

Microsoft Mail Internet Headers Version 2.0

Received: from srv-exch.nt1.ku.ji.cz ([192.168.8.50]) by srv-exch1.nt1.ku.ji.cz with Microsoft SMTPSVC(6.0.3790.211);
Wed, 12 Jan 2005 16:33:08 +0100

Přečteme první  datum a zapíšeme do evidence. Druhou alternativou pro uživatele připojené k internetu přes vytáčené telefonní spojení je zaznamenat čas skutečného přijetí zprávy, tj. aktuální čas v okamžiku stažení zprávy. 

Dále následuje přidělení identifikátoru podání … atd.

Doporučuje se  zprávy podatelny ukládat do samostatné složky. Archivaci zprávy provedeme pravidelnou archivací pst složek, nebo např. uložením zprávy přes nabídku „Soubor“ / „Uložit jako“ – ve formátu „msg“ nebo „eml“ (nikoliv „txt“!) se jménem identifikátoru zprávy.

Potvrzení příjmu obsahuje odpověď obsahující původní zprávu doplněnou o potvrzení o příjmu či odmítnutí zprávy (viz soubor „Pravidla“). Zavirované zprávy odstraníme a příjem nepotvrzujeme.

Ověření platnosti certifikátu např. na http://www.ica.cz/seznam_znepl_cert.html, POZOR : Tento  seznam je vystavován každých 12 hodin, proto by mělo být ověření dvojí, první při příjmu, druhé až dodatečně, nejdříve však po 12 hodinách.

Jak poznáte kvalifikovaný certifikát v Outlook, OutlookExpressu
Podepsaný email je v seznamu emailů barevně označen, viz příloha.  Při zobrazení detailu je opět zobrazena značka. Postupným proklikáním se dostanete až k vystaviteli, kterým musí být I.CA Qualified root certificate (jediná v ČR), nebo jiná akreditovaná certifikační autorita.