Dokumenty odborů krajského úřadu kraje Vysočina

Informace bezpečnostního ředitele o povinostech vyplývajících z vyhlášky Národního bezpečnostního úřadu č, 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech urajovaných informací

1.       Tato informace se týká podrobností k přepravě, přenášení, převzetí a zapůjčování utajovaného dokumentu a k další manipulaci s tím související, včetně organizačního zajištění těchto činností, požadavků na přenosné schránky a obaly a vyznačování příslušných náležitostí na nich a způsob vyznačování náležitostí na utajované informaci v listinné a nelistinné podobě (dále jen „utajovaný dokument“) v podmínkách krajského úřadu.

2.       Pro účely této informace se rozumí:

§         utajovanou informací informace v jakékoliv podobě zaznamenaná na jakémkoliv nosiči označená v souladu se zákonem č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, jejíž vyzrazení nebo zneužití může způsobit újmu zájmu České republiky nebo může být pro tento zájem nevýhodné, a která je uvedena v seznamu utajovaných informací,

§         odpovědnou osobou ředitel krajského úřadu,

§         bezpečnostním ředitelem osoba, která zajišťuje a plní povinnosti stanovené jí  písemně odpovědnou osobou v rozsahu zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti; odpovědnost odpovědné osoby za ochranu utajovaných informací není jmenováním bezpečnostního ředitele dotčena. Bezpečnostním ředitelem Krajského úřadu kraje Vysočina je jmenován vedoucí oddělení pro řešení mimořádných situací odboru sekretariátu hejtmana,

§         osobou pověřenou vedením jednacího protokolu osoba, která v případě nepřítomnosti bezpečnostního ředitele je oprávněná manipulovat s utajovanými informacemi. Osobou pověřenou vedením jednacího protokolu je úředník oddělení pro řešení mimořádných situací odboru sekretariátu hejtmana,

§          zásilkou utajovaný dokument vybavený k přepravě, přepravovaný nebo doručený na místo určení do ukončení její přepravy a jejího otevření,

§         zabezpečenou oblastí ohraničený prostor v objektu,

§         přepravou zásilky její dopravení mimo objekt orgánu státu, právnické osoby nebo  podnikající fyzické osoby za účelem jejího doručení adresátovi,

§         přenášením utajovaného dokumentu jeho dopravení mimo objekt orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby, jehož účelem není doručení,

§         jednacím protokolem kniha nebo sešit pro evidování utajovaného dokumentu,

§         manipulační knihou kniha nebo sešit pro zaznamenávání utajovaného dokumentu při jeho vytváření, převzetí a předávání,

§         úschovným objektem trezor, uzamykatelná skříň nebo jiná schránka stanovená Vyhláškou Národního bezpečnostního úřadu č. 528/2005 Sb., o fyzické bezpečnosti a certifikaci technických prostředků.

3.       Na utajovaném dokumentu se stupeň utajení vyznačí takto:

§         „PŘÍSNĚ TAJNÉ“ zkratka „PT“

§         „TAJNÉ“ zkratka „T“

§         „DŮVĚRNÉ“ zkratka „D“

§         „VYHRAZENÉ“ zkratka „V“.
Stupeň utajení se vyznačí psaným slovem podle odstavce 1 nebo otiskem razítka. Stupeň utajení se na utajovaném dokumentu v listinné podobě vyznačí v horní a dolní části uprostřed na každé straně utajovaného dokumentu obsahující informace. Není-li možné vyznačit stupeň utajení přímo na utajovaný dokument v nelistinné podobě, vyznačí se na popisném štítku nebo jiným vhodným způsobem. Stupeň utajení se vyznačí též na obálce nebo obalu, ve kterých jsou vloženy utajované dokumenty.

4.       Držitelem poštovní licence (Česká pošta) lze přepravovat zásilku stupně utajení Vyhrazené a Důvěrné, a to formou poštovní služby, při které:

§         je místo dodání zásilky v České republice,

§         držitel poštovní licence písemně potvrzuje odesílateli převzetí zásilky,

§         adresát písemně potvrzuje držiteli poštovní licence převzetí zásilky,

§         držitel poštovní licence doručí odesílateli písemné potvrzení prokazující doručení zásilky,

§         držitel poštovní licence odpovídá za ztrátu, poškození a úbytek obsahu zásilky.

5.       V případě přepravy zásilky kurýrní službou se kurýr, který bude zásilku přepravovat, prokáže odesílateli platným oznámením o splnění podmínek pro přístup k utajované informaci stupně utajení Vyhrazené nebo osvědčením fyzické osoby pro přístup k utajované informaci stupně.
Důvěrné. Pokud při přepravě zásilky kurýrní službou nastane mimořádná situace, například v důsledku nehody nebo havárie, kurýr učiní taková opatření, aby se zabránilo přístupu neoprávněné osoby k utajované informaci.
Utajovaný dokument lze přenášet v obálce nebo pevném obalu, na nichž je uveden název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající fyzické osoby a nápis „V případě nálezu neotvírejte a předejte neprodleně útvaru Policie ČR nebo Národnímu bezpečnostnímu úřadu!“.
Utajovaný dokument stupně utajení Důvěrné lze přenášet pouze se souhlasem odpovědné osoby nebo bezpečnostního ředitele.
Utajovaný dokument se přepravuje ve dvou obálkách. Na vnitřní obálku se uvede odesílatel, název a úplná adresa adresáta, stupeň utajení a číslo jednací utajovaného dokumentu nebo evidenční označení. Na vnější obálku se uvede odesílatel a adresát, neuvádí se stupeň utajení ani jeho zkratka v čísle jednacím utajovaného dokumentu (je-li použito). V případě, že utajovaný dokument nelze vložit do obálky, vloží se do pevných obalů, které se opatří stejnými náležitostmi. Vnější obálku nebo pevný obal může nahradit přenosná schránka, kterou je jakýkoliv druh aktovky, kufříku, kufru, přenosná bezpečnostní schránka nebo kurýrní vak, která musí být při jejím použití k přepravě nebo přenášení utajovaného dokumentu zajištěna proti neoprávněné manipulaci s jejím obsahem, například uzamčením mechanickým nebo kódovým zámkem nebo pečetěním, plombováním (dále jen „přenosná schránka“). Každá přenosná schránka musí být opatřena na vhodném místě názvem a adresou orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby a nápisem: „V případě nálezu neotvírejte a předejte neprodleně útvaru Policie ČR nebo Národnímu bezpečnostnímu úřadu!“.

Zásilku přijímá osoba určená k přebírání zásilek, a to pracovníci podatelny a asistenti přijímající poštu. Převzetí zásilky se doručiteli potvrdí podpisem s uvedením data a otiskem razítka orgánu státu. Osoba určená k přebírání zásilky po zjištění, že se jedná o utajovanou dokument, vnitřní obálku neotevírá a skutečnost, že byla doručena utajovaná písemnost, oznámí neprodleně bezpečnostnímu řediteli a v jeho nepřítomnosti osobě pověřené vedením jednacího protokolu.

6.       Utajovaný dokument v listinné podobě, doručený nebo vznikající v orgánu státu, u právnické osoby, podnikající fyzické osoby, nebo v jejich organizačních součástech, které vedou evidenci utajovaných dokumentů, se eviduje v jednacím protokolu.
Evidenci provádí bezpečnostní ředitel a v jeho nepřítomnosti osoba pověřená vedením jednacího protokolu.

Na doručený utajovaný dokument se vyznačí:

§         název příjemce,

§         datum zaevidování,

§         číslo jednací utajovaného dokumentu příjemce,

§         počet listů,

§         počet příloh a počet jejich listů; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,

§         případně další údaje.

Doručenou zásilku opatřenou na vnitřní obálce nebo obalu nápisem „OTEVŘE ADRESÁT“ bezpečnostní ředitel a v jeho nepřítomnosti osoba pověřená vedením jednacího protokolu neotevírá; zásilka se eviduje neotevřená a předává se přímo adresátovi. Adresát neprodleně sdělí bezpečnostnímu ředitel a v jeho nepřítomnosti osobě pověřené vedením jednacího protokolu další údaje potřebné k zaevidování utajovaného dokumentu v jednacím protokolu a zajistí vyznačení údajů podle předcházejícího odstavce na utajovaný dokument.
Adresát smí otevřít vnitřní obálku obsahující utajovanou informaci pouze v případě, že je vlastníkem oznámení či osvědčení, které ho opravňuje k přístupu k utajované informaci daného stupně. V opačném případě obálku nesmí otevřít a neprodleně informuje bezpečnostního ředitele a v jeho nepřítomnosti osobu pověřenou vedením jednacího protokolu.

7.       Utajovaný dokument se předává proti potvrzení podpisem. Předávání utajovaného dokumentu se uskutečňuje prostřednictvím jednacího protokolu a prostřednictvím manipulační knihy. Podpis potvrzující převzetí utajovaného dokumentu se uvádí v jednacím protokolu, doručovací knize, manipulační knize, na sběrném archu nebo na utajovaném dokumentu v rozdělovníku.

8.       Utajovaný dokument se  zpracovává v zabezpečené oblasti krajského úřadu. Utajované dokumenty se ukládají v úschovném objektu.

9.    Po vyřízení se utajovaný dokument vrací bezpečnostnímu ředitele a v jeho nepřítomnosti osobě pověřené vedením jednacího protokolu k uložení. Na utajovaný dokument uvede před uložením ten, kdo jej vyřizuje, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení. Pokud jej vrací v zalepené obálce, obálku opatří podpisem a uvede na ní stupeň utajení, číslo jednací utajovaného dokumentu, způsob vyřízení, počet ukládaných listů, počet a druh příloh v nelistinné podobě, případně jejich evidenční označení, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení.

Ing. Jan Murárik, bezpečnostní ředitel