Servis pro obce kraje Vysočina

 K měsícům listopad a prosinec patří neodmyslitelně provádění inventarizací majetku a závazků v účetních jednotkách. Rádi bychom připomněli, že i na obcích je nutné, pokud už obce tyto činnosti nezahájily, uskutečnit inventarizační práce.

Povinnost inventarizovat majetek a závazky vyplývá obcím ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, §§ 29 a 30. Obce a DSO musí zjistit skutečný stav veškerého majetku a závazků a tento zjištěný stav poměřit se stavem příslušného majetku a závazků, zaúčtovaného na syntetických nebo podrozvahových účtech. Inventarizace majetku a závazků je jedním z nástrojů průkaznosti účetnictví.

            Inventarizace se provádějí vždy ke dni, ke kterému se sestavuje řádná účetní závěrka, tj. k 31. 12. V odstavci 3 § 29 je stanovena účetním jednotkám povinnost prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku a závazků po dobu pěti let po jejím provedení. Povinnost prokázání provedení inventarizace je důležitá z hlediska následných kontrol v oblasti majetku a nakládání s ním.

            Inventarizace se provádí fyzická (hmotný a nehmotný majetek, včetně peněz a cenin) a dokladová (závazky, pohledávky, popř. další majetek, u kterého nelze provést fyzickou inventarizaci). Zjištěné stavy se zaznamenávají v inventurních soupisech. Tyto jsou jedinou povinnou inventarizační písemností. Obsah inventurních soupisů je dán v odst. 2 § 30 zákona. Musí být uvedeny:

• Stavy majetku a závazků, aby bylo možno je jednoznačně určit a definovat
• Podpisy osob odpovědných za zjištěné stavy a podpisy osob odpovědných za provedení inventarizace
• Způsob zjišťování skutečných stavů
• Ocenění majetku a závazků k okamžiku ukončení inventury
• Okamžik zahájení a okamžik ukončení inventury.

Součástí inventurních soupisů je i prohlášení pracovníků odpovědných za majetek a závazky. Pracovník tímto potvrzuje, že se inventarizace konala za jeho účasti, že žádný majetek nezatajil a veškeré doklady předal k zaúčtování.

            Pokud nelze fyzickou inventuru provést ke konci rozvahového dne (31.12.), lze ji provést v průběhu posledních čtyř měsíců účetního období nebo v  prvním měsíci následujícího účetního období. V těchto případech je nutné vyhotovit inventurní soupisy ke dni provedené inventury. Ke dni provedení řádné účetní závěrky se musí tyto soupisy doložit ještě seznamem přírůstků a úbytků majetku (dalším inventurním soupisem) za období od ukončení fyzické inventarizace do konce rozvahového dne, popř.  za dobu od data provedení řádné účetní závěrky do dne ukončení fyzické inventarizace v měsíci lednu následujícího účetního období.

            Rozdíly mezi skutečným zjištěným  stavem majetku a účetním stavem jsou inventarizačními rozdíly a zaúčtují se do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků. To i v případě, pokud fyzická inventarizace proběhne v měsíci lednu následujícího účetního období.

Pokud je skutečný stav nižší než evidovaný, zaúčtuje se rozdíl do nákladů, s výjimkou:

• Schodku u pokladní hotovosti a cenin, které se zaúčtují vždy jako pohledávka vůči hmotně odpovědné osobě, pokud s ní byla uzavřena dohoda o hmotné odpovědnosti
• Chybějící cenné papíry je nutné vést v oddělené evidenci a zahájit umořovací řízení

Pokud je skutečný stav vyšší než evidovaný, rozdíly se účtují do výnosů, s výjimkou:

• přebytku dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku. Přebytek majetku  se účtuje na účet majetku na stranu MD a na účet 901 na stranu Dal.

Od 1. 1. 2002 není již stanovena povinnost provést inventarizaci peněžních prostředků v hotovosti 4x ročně. U hmotného majetku kromě peněžních prostředků v hotovosti a zásob, již nelze uplatňovat možnost prodloužení lhůty provedení inventarizace (2 roky).

Závěrem je nutno připomenout, že způsob provádění inventarizací musí mít účetní jednotka upravený ve vnitroorganizační směrnici.