Dokumenty odborů krajského úřadu kraje Vysočina

Nepřišla nám e-mailem odpověď o zpracování dávky.

Zpracování e-mailu s zajišťuje automat. Příčiny problémů mohou být následující:

• Zpráva je považována za SPAM, zkontrolujte si prosím nevyžádanou poštu, případně nastavení antispamového filtru.
• Posíláte data na jinou e-mail adresu – zkontrolujte dle metodiky.
• Ve vašem e-mailovém programu máte chybně nastavenu e-mail adresu. Automat zasílá odpověď na tuto adresu namísto do vaší schránky .
  Například v programu OutlookExpress se jedná o nabídku  Nástroje / Účty /  Pošta / Vlastnosti / Obecné , položka „E-mailová adresa“.
  Řešení problému: Zašlete mail na adresu technické podpory.
  Pro znalce: Pokud má být odpověď zasílána na jinou adresu tak vyplňujete správně i položku „Adresa pro odpovědi“, ostatní ponechají tuto položku prázdnou.  
• Automat je mimo provoz či jiné technické důvody –  na www stránkách kraje (http://extranet.kr-vysocina.cz/sber_dat/odesilatel.php) naleznete aktuální informace.
• Pokud máte omezenu kapacitu vaší emailové schránky, nebude pravděpodobně zpráva doručena, pokud je tato kapacita vyčerpána.Toto omezení se týká především free emailů (např. seznam).
• Výpadek přenosové linky, či poštovního serveru (kdekoliv mezi krajem a uživatelem) může způsobovat nedoručení zprávy. Jedná se o situaci vyjímečnou. V tomto případě vám může být odesílateli zaslána zpráva o tom,  že se mail nepodařilo doručit, ale server se bude snažit jej doručovat i několik hodin, či dnů. Pokud je oprava dostatečně rychlá (kratší než čas po který server odesílání opakuje) bude zpráva po odstranění problému doručena.  V opačném případě je zpráva ztracena.
• Zprávy zaslané na automat jsou zpracovávány postupně v pořadí dle doručení. Za normální situace obdrží uživatel odpověď ihned (zejména u malé obce) či do několika minut. Pokud je ale na automat zasláno větší množství obcí najednou (nebo obec s velkým počtem vět), může trvat zpracování této dávky i desítky minut. Další zaslané maily musí čekat ve frontě na zpracování dle pořadí. Odpověď na požadavek zpracování malé dávky proto může přijít i za destítky minut.

V poslední době je stále častěji bohužel považována zpráva s daty, či odpovědí z automatu za spam. Namísto volaní na detašované pracoviště můžete použít tento postup:
Otevřete v internetovém prohlížeči http://extranet.kr-vysocina.cz/sber_dat, umožňuje zjistit stav poslední zpracované dávky, či data vložit do automatu bez funkčnosti vašeho emailového klienta. Pokud ve spodní části stránky zadáte vaše ičo , jméno, následně se vám zobrazí výsledek posledního zpracování dávky.

Postup zobrazení výsledku zpracování:

• Otevřete prosím http://extranet.kr-vysocina.cz/sber_dat.
• Zadejte IČ.
• Pomocí zobrazit vyvoláte zobrazení výsledku zpracování.

Účetní program generuje více výstupních souborů – který mám zaslat.

Do e-mailu vložte jako přílohu jen soubory s účetními větami. Soubor obsahující návěští (jedná se většinou o malé několikabytové soubory) do emailu vkládat nemusíte. Podrobnější informace vám sdělí autor účetního programu. Pracovníci KrÚ nemají bohužel přesné informace o desítkách účetních programů.

Jméno souboru s daty může být libovolné – doporučujeme např. Data.txt, většina programů generuje jméno souboru dle iča organizace, musí ale vyhovět následujícím podmínkám:

• Přílohy typu exe, pif, com atd. neprojdou antivirovým filtrem
• Přílohy typu sub automat ignoruje – jedná se o návěští.
• Nepoužívejte diakritiku a mezery v názvu souborů.

Zpracování odmítnuto z důvodu nějakého neznámého souboru.

Ověřte si, zda váš antivirový program automaticky nevkládá přílohu s informací o provedené antivirové kontrole.  Pokud tento soubor nevyhoví kontrole je automatem odmítnut. Další zpracování dávky se liší dle vzniklé chyby.

Chyba soubor … nezačíná korektně

Soubor neobsahuje věty požadovaného formátu, nebo je v mailu přiložen další soubor, který vstoupil do zpracování. Zkontrolujte obsah souboru uvedeného ve výpisu v textovém editoru.

Soubor nesmí být zazipován, či jinak „zabalen“.

Jak správně napsat připomínku či dotaz e-mailem.

Rychlé vyřešení vašeho problému je možné pouze tehdy, pokud máme přesné informace popisující problém. Uveďte prosím tyto údaje:

IČO zařízení

Datum a hodinu zaslání dat e-mailem.

Pokud byla data zasílána z jiného emailu uveďte i tento email.

Jako přílohu vložte zasílaná data.

Popište problém. Pokud je možné připojte i dokumenty které popisovanou chybu obsahují – například odpověď automatu.

Výsledek zpracování, protokol.

Text odpovědi obsahuje následující zprávu:

Automatické zpracování dat v pořádku, dávka byla akceptována . . .     

Dávka přijata bez připomínek.

Automatické zpracování dat skončilo s výhradou  . . .

Protokol o zpracování obsahuje komplexní informace o zpracování dávky. Pokud bude chyba závažná, pracovníci KrÚ vás kontaktují.

Předávání výkazů (VYK): Chyby zaokrouhlení (korunové) ignorujte. Ostatní chyby je nutno řešit s kontaktní osobou krajského úřadu. Zvolte odpovídající odborně – ekonomický kontakt.

Automatické zpracování dat skončilo s chybou  . . .

Dle protokolu je třeba opravit chyby

Text v protokolu:

#UCRIR1232 Vstup rozpočtu do dané organizace je blokován správcem automatu.                                                        

Vstup uvedených dokladů je blokován, ostatní doklady vstupovat mohou.

#UCRIB1251 Nalezená zpráva není elektronicky podepsána.                                                                            

Elektronický podpis není podmínkou, pouze informativní hláška, ignorujte.

#UCRIU2101 48527467 - varování, doklad    198 již v měsíci existuje, původní záznamy se stejnou licencí budou anulovány !           05.05.2004

Došlo k opakovanému zaslání dávky na automat, pouze upozornění, přepisují se pouze doklady odpovídajícího typu, ne celý měsíc.