Jiří Běhounek - hejtman Kraje Vysočina

Změny v zajištění výkonu spisové služby (nejen pro obce)

 

V předchozích letech nebyl výkon spisové služby upraven právním předpisem, ale existovaly pouze metodiky, instrukce nebo směrnice jednotlivých resortních ministerstev. Dnem 1. ledna tohoto roku vešel v platnost zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (dále jen „zákon“), a prováděcí vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen „prováděcí vyhláška“). Nový zákon je významný zejména tím, že stanoví povinnost vykonávat spisovou určeným původcům a stanoví kontrolu nad dodržováním výkonu spisové služby včetně možnosti uložení sankcí. Určeným původcům je stanovena povinnost uvést v termínu do 30. června 2005 do souladu  s tímto zákonem vedení spisové služby.

Kdo je určený původce (§ 63 odst. 2 zákona):

·       organizační složky státu,

·       státní příspěvkové organizace,

·       státní podniky,

·       organizační složky a právnické osoby založené nebo zřízené územními samosprávnými celky, pokud vykonávají veřejnou správu nebo zaměstnávají více jak 25 zaměstnanců,

·       školy a vysoké školy,

·       právnické osoby zřízené státem

·       zdravotnická zařízení,

·       kraje,

·       hlavní město Praha,

·       obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem,

·       městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem.

Tito vyjmenovaní původci jsou povinni zajistit:

-       evidenci, rozdělování a oběh dokumentů dle § 64 (označit místo pro podání, vést podací deník, došlé dokumenty v den podání opatřit podacím razítkem a číslem jednacím, evidovat dokumenty u nich vzniklé, vést záznamy o oběhu dokumentu),

-        vyřizování a podepisování dokumentů dle § 65,

-       dle ustanovení § 66 označení dokumentů spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami podle spisového a skartačního plánu a vydání vnitřního předpisu pro výkon spisové služby (vydat spisový a skartační řád v souladu se zákonem a prováděcí vyhláškou),

-       odesílání dokumentů dle § 67 (zajistit odeslání do vlastních rukou adresáta, pokud je tak stanoveno zvláštním předpisem, např. správním řádem),

-       ukládání dokumentů dle § 68 (spisovny musí splňovat stavebně-technické a bezpečnostní podmínky podle § 61 odst. 2 a 4 zákona).

 

Na ostatní obce, které nejsou uvedené mezi určenými původci, se vztahují v plném rozsahu pouze ustanovení § 64 odst. 1, § 65 a § 67 zákona. Tato ustanovení stanoví povinnost:

-       zajistit řádný příjem dokumentů (označit místo pro podání, tzv. podatelna),

-       vést podací deník,

-       došlé dokumenty v den podání opatřit podacím razítkem a číslem jednacím,

-       evidovat dokumenty u nich vzniklé,

-       zajistit vyřizovaní dokumentů (dokumenty týkající se téže věci spojit ve spis),

-       zajistit podepisování dokumentů statutárním zástupcem nebo osobou oprávněnou jednat,

-       zajistit odeslání dokumentů do vlastních rukou adresáta, u nichž je nutno nebo právním předpisem stanoveno doložení doručení (doklad o doručení připojit k příslušnému spisu).

Dále pro tyto obce platí, že ustanovení § 66 (použití spisových znaků a vydání vnitřního předpisu pro výkon spisové služby) a § 68 odst.1 a 2 (ukládání dokumentů do spisovny) se použijí přiměřeně.

 

Prováděcí vyhláška stanoví podrobnosti pro příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, odesílání a ukládání dokumentů. Pokud se na příjem nebo manipulaci s dokumenty vztahují zvláštní předpisy, přijímají se a evidují samostatně. Náležitosti této evidence se stanoví ve vnitřním předpisu – spisovém a skartačním řádu. Mezi dokumenty se zvláštní evidencí mohou být zařazeny např. účetní doklady, smlouvy, stížnosti.

V prováděcí vyhlášce jsou stanoveny povinné údaje na podacím razítku: název původce, datum doručení, číslo jednací, počet listů a počet příloh. Není stanoven tvar nebo rozměr, rovněž nezakazuje uvedení i jiných údajů na razítku.

Dále prováděcí vyhláška stanoví náležitosti podacího deníku, který může být veden v písemné nebo elektronické podobě. Pro písemnou formu je možné použít tiskopisu SEVT „Jednací protokol/podací deník, dvoulist", nebo si vytvořit vlastní formulářový list se sloupci označenými dle § 2 odst. 2 prováděcí vyhlášky, tyto listy se musí očíslovat a svázat. Podací deník musí být zabezpečen proti ztrátě, pozměnění a neoprávněnému přístupu (původce ve spisovém a skartačním řádu stanoví odpovědnost za vedení podacího deníku, kdo a jakým způsobem je oprávněn provádět do něho zápisy). Dokumenty se evidují v podacím deníku v číselném a časovém pořadí, v němž byly doručeny nebo vznikly. Číselná řada v podacím deníku začíná dnem 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí dnem 31. prosince. Dokument se označuje číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje vždy zkratku označení původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je evidován. Uvádění dalších zkratek nebo údajů je možné, původce ve svém spisovém a skartačním řádu stanoví způsob vytvoření a formu zápisu čísla jednacího. Např. čj. OÚ Nová Ves/123/2005 nebo čj. Vysoká/325/05/sta.

 

Kontrolu dodržování povinností na úseku výkonu spisové služby pro územní samosprávné celky a jimi zřizované organizační složky a jiné právnické osoby vykonávají státní oblastní archivy podle územní působnosti (území okresu). Současně tyto okresní archivy vykonávají i metodickou činnost a je možné je požádat o konzultaci, případně součinnost ve věci uvedení výkonu spisové služby do souladu s novým zákonem na adresách:

Státní okresní archiv Havlíčkův Brod, Kyjovská 1125, 580 01 H. Brod, tel. 569 429 742

Státní okresní archiv Jihlava, Fritzova 19, 586 01 Jihlava, tel. 567 301 963,

Státní okresní archiv Pelhřimov, Pražská 127, 393 01 Pelhřimov, tel. 565 323 626

Státní okresní archiv Třebíč, Na Potoce 21/23, 674 01 Třebíč, tel. 568 845 760

Státní okresní archiv Žďár nad Sázavou, U Malého Lesa 4, pp146, 594 01 Žďár nad Sázavou, tel. 566 621 723

 

Příklad obsahu Spisového a skartačního řádu:

 

Část I. Úvodní ustanovení

(co je to spisová služba, jakými právními předpisy se řídí, co je cílem spisového a skartačního řádu, na co se vztahuje)

Část II. Spisový řád

(stručný a výstižný popis  úkonů, vč. stanovení odpovědnosti za jejich zajištění)

Příjem písemností (kde a kdo přijímá)

Evidence písemností (kdo a jakým způsobem)

Oběh písemností (kdo rozděluje, jakým způsobem se předávají dokumenty)

Vyřizování písemností a spisů

Úprava, podepisování písemností a užívání razítek

Vypravení písemností (kdo a jakým způsobem)

Ukládání písemností (kdo a jakým způsobem)

Část III. Skartační řád

(stručný a výstižný popis  úkonů, vč. stanovení odpovědnosti za jejich zajištění)

Spisový a skartační plán (co obsahuje, podle jakých hledisek se dělí)

Skartační znaky (jaké se užívají a co znamenají)

Skartační lhůty (jaké se užívají a co znamenají)

Skartační řízení (co je předmětem, jakými právními předpisy se řídí, odpovědnost)

Průběh skartačního řízení

Část IV. Společná, přechodná a závěrečná ustanovení

(řízení a kontrola, účinnost, odkazy na zvláštní předpisy např. pro utajované písemnosti)

Přílohy (např.):

Spisový a skartační plán

Otisk podacího razítka

Podací deník (vzor listu)

Předávací seznam písemností do spisovny

Označení archivní krabice

Vzor skartačního návrhu

Vzor protokolu o skartačním řízení

Vzor protokolu o předání archiválií do archivu

 

 

 

Kontakt: Ivana Šmídová, odbor sekretariátu ředitele a krajského živnostenského úřadu, tel: 564 602 253, e-mail: smidova.i@kr-vysocina.cz