Kancelář Kraje Vysočina v Bruselu

PŘÍJEM PODÁNÍ V ELEKTRONICKÉ PODOBĚ OD 1.1. 2005 DO BUDOUCNA

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Na základě stanoviska Ministerstva vnitra České republiky – odboru legislativy a koordinace předpisů, číslo jednací LG-1805/2004 ze dne 30. 11. 2004, ve spojení se stanoviskem téhož odboru číslo jednací LG-1805/2004, které bylo krajskému úřadu doručeno dne 7. 1. 2004, v souladu s § 67 odst. 1 písm. c) zákona č. 129/2000 Sb., o krajích (krajské zřízení), v platném znění, Krajský úřad Vysočina, odbor informatiky v rámci odborné pomoci obcím k problematice příjmu podání v elektronické podobě v době po 1. 1. 2005 sděluje následující:

 

I.

OBECNÝ PRÁVNÍ RÁMEC

Pokud nedojde k dalším legislativním změnám, v období od 1. 1. 2005 do 31. 12. 2005 je shora uvedená problematika upravena:

(1)        zákonem č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, v platném znění

(2)        nařízením vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů

(3)        vyhláškou Ministerstva informatiky ČR č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách

(4)        ustanovením § 19 a § 19a zákona č. 71/1967 Sb., o správním řízení (správní řád), v platném znění

(5)        ustanovení § 51 zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, v platném znění (právní úprava tzv. inominátních smluv)

 

Pokud nedojde v průběhu kalendářního roku 2005 k dalším legislativním změnám, od 1. 1. 2006 bude uvedená problematika upravena:

 (1)       zákonem č. 500/2004 Sb., správní řád, zejména § 37 a § 159 až 170 tohoto zákona, který nabývá účinnosti dnem 1. 1. 2006

(2)        zákonem č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, v platném znění

(3)        nařízením vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů

(4)        vyhláškou Ministerstva informatiky ČR č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách

 

 

II.

TECHNICKÉ OTÁZKY

Elektronickou podatelnou se, zjednodušeně řečeno, rozumí pracoviště orgánu veřejné moci určené pro příjem a odesílání datových zpráv (§ 2 písm. y) zákona č.227/2000 Sb., o elektronickém podpisu).

Za orgán veřejné moci se v České republice považuje každý subjekt, který je ze zákona nadán pravomocí autoritativně rozhodovat o právech, právem chráněných zájmech nebo povinnostech fyzických nebo právnických osob v oblasti veřejné správy.

Z toho mimo jiné vyplývá, že každá obec v České republice je orgánem veřejné moci, neboť alespoň zčásti vykonává samostatnou působnost (samosprávu) a v zákonem stanoveném rozsahu i působnost přenesenou (státní správu). Je však nutno uvést, že rozsah pravomocí se obec od obce značně liší.

Za provozování elektronické podatelny lze ve smyslu shora uvedené právní úpravy považovat zajištění příjmu a odesílání datových zpráv se zaručenými elektronickými podpisy založenými na kvalifikovaných certifikátech služeb, s výjimkou příjmu podání, jejichž obsahem je stížnost, která směřuje do oblasti výkonu státní správy (tedy působnosti přenesené). Takové podání je orgán veřejné moci povinen přijmout a vyřídit, i když není opatřeno zaručeným elektronickým podpisem. Pro úplnost se k výše uvedenému uvádí, že pro příjem stížností ingerujících do oblasti samostatné působnosti může obec stanovit vlastní pravidla (§ 102 odst. 2 písm. n) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), v platném znění).

Z výše uvedených právních norem vyplývá, že s účinností od 1. 1. 2005 je každá obec v České republice povinna zajistit příjem a s účinností od 1. 1. 2006 bude každá obec v České republice povinna zajistit jak příjem, tak i odesílání datových zpráv ve výše uvedeném rozsahu.

Důvěryhodnost podání je zajištěna pomocí kvalifikovaných certifikátů – elektronického podpisu.

Příjem podání v elektronické podatelně po technické stránce znamená :

(1)       Oověření platnosti elektronického podpisu v přijaté zprávě,

(2)        odeslání potvrzení o příjmu zprávy (obsahuje kopii přijaté zprávy, aby si odesílatel mohl ověřit, zda byla zpráva správně přijata),

(3)       zaevidování a

(4)       archivaci přijaté zprávy.

K provozu podatelny, jak je již uvedeno výše, je nutný kvalifikovaný certifikát.

            Pro provoz elektronické podatelny je vždy vhodný specializovaný aplikační software. Avšak podle metodického návodu Ministerstva informatiky České republiky, publikovaného v materiálu „Best practice – Jak vyřizovat elektronickou poštu“, zveřejněného ministerstvem dne 29. 11. 2004, by mělo být u těch nejmenších obcí (obcí, které vykonávají státní správu jen v základním rozsahu) možné provozovat elektronickou podatelnu i pomocí poštovního klienta Outlook, kterým je vybavena většina úřadů, doplněného evidencí přijaté a odeslané pošty. Tato pomocná evidence může být vedena například v Excelu či jinou formou. Tato metoda evidence neposkytuje uživatelský komfort, ale Ministerstvo informatiky předpokládá, že by mělo být možné tímto způsobem splnit povinnost zajistit příjem i odesílání datových zpráv i po 1. 1. 2006.

Nutno ovšem dodat, že Ministerstvo vnitra, které bude od 1. 1. 2006 nově i ústředním správním orgánem pro oblast správního řízení a spisové služby, se s tímto názorem Ministerstva informatiky dosud zcela neztotožňuje.

 

III.

KONKRÉTNÍ ŘEŠENÍ

 

III. 1 /  Období od 1. 1. 2005 do 31. 12. 2005

 

Varianta A

Obec nebo město bude vlastníkem technického zařízení, jehož prostřednictvím samo zajistí příjem datových zpráv se zaručenými elektronickými podpisy založenými na kvalifikovaných certifikátech služeb. Pro tento účel lze využít i výše uvedené softwarové vybavení pro provoz elektronické podatelny.

 

Varianta B

Obec nebo město sice nebude vlastníkem technického zařízení, jehož prostřednictvím by mohlo zajistit příjem datových zpráv se zaručenými elektronickými podpisy založenými na kvalifikovaných certifikátech služeb, avšak uzavře ve smyslu § 51 občanského zákoníku, ve spojení s § 1 odst. 1 písm. a) vládního nařízení č. 495/2004 Sb. inominátní smlouvu (soukromoprávního charakteru) s jiným subjektem, který splnění této povinnosti pro obec nebo město zajistí.

Pro příjem podání v přenesené působnosti nebo pro příjem podání v samostatné působnosti tam, kde je následně autoritativně rozhodováno „jiným subjektem“, však musí být smlouva uzavřena výhradně s orgánem veřejné moci (jinou obcí, státním orgánem, který je nadán pravomocí autoritativně rozhodovat o právech, právem chráněných zájmech nebo povinnostech fyzických nebo právnických osob, anebo s jinými subjekty, které jsou ze zákona oprávněny autoritativně rozhodovat o právech, právem chráněných zájmech nebo povinnostech fyzických nebo právnických osob, tedy například s některými profesními komorami nebo zdravotními pojišťovnami).

Otázku úhrady nákladů spojených se zabezpečením této veřejné služby jiným orgánem veřejné moci pak obec vyřeší přímo v uvedené smlouvě s tím, že případné finanční plnění ze strany obce, pro kterou je výše uvedená povinnost zajišťována na základě této smlouvy, musí být hrazeno z vlastních rozpočtových prostředků konkrétní obce.

Vzhledem k tomu, že by se některé ze výše uvedených inominátních smluv mohly po 1. 1. 2006 dostat do kolize s § 37 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, doporučuje se, aby byly tyto smlouvy uzavírány jen na období kalendářního roku 2005.

Odbor informatiky krajského úřadu je schopen napomoci starostům obcí a měst se sepsáním zcela konkrétních inominátních smluv za předpokladu poskytnutí odpovídající součinnosti.

 

 

 

 

 

 

Varianta C

Obec nebo město sice nebude vlastníkem technického zařízení, jehož prostřednictvím by mohlo zajistit příjem datových zpráv se zaručenými elektronickými podpisy založenými na kvalifikovaných certifikátech služeb, avšak splnění kodifikované povinnosti zajistí na základě hostování, tj. aplikaci obsluhuje sice sama obec, ale provozována je na technice třetí osoby.

Pro příjem podání v přenesené působnosti, nebo pro příjem podání v samostatné působnosti tam, kde je následně autoritativně rozhodováno, může obec nebo město „hostovat“ opět výhradně u jiného orgánu veřejné moci. Formou hostování je možno zajistit splnění uvedené povinnosti pouze do 31. 12. 2005 (včetně). Za hostování se pro období kalendářního roku 2005 považuje i provoz elektronické podatelny obce na serveru krajského úřadu.

 

Varianta D

Obec nebo město sice nebude vlastníkem technického zařízení, jehož prostřednictvím by mohlo zajistit příjem datových zpráv se zaručenými elektronickými podpisy založenými na kvalifikovaných certifikátech služeb, avšak uzavře v kalendářním roce 2005 podle § 63 zákona o obcích veřejnoprávní smlouvu s jinou obcí, jejíž orgány vykonávají přenesenou působnost ve stejném správním obvodu obce s rozšířenou působnosti, která splnění této povinnosti pro obec nebo město zajistí.

Podle stávající právní úpravy mohou obce uzavřít veřejnoprávní smlouvu jen v těch případech, kdy předmětem smlouvy je zajištění vymezené části výkonu přenesené působnosti jinou obcí. Veřejnoprávní smlouva tedy nemůže být uzavřena o zajištění výkonu samostatné působnosti obce jinou obcí.

Ministerstvo vnitra ČR ve svém stanovisku však vychází z toho, že „provozování elektronických podatelen nemůže být samo o sobě považováno za působnost, ale za procesní instrument. Vzhledem k tomu, že primárním účelem provozování elektronických podatelen v případě územních samosprávných celků podle správního řádu je výkon přenesené působnosti,“ přiklání se ministerstvo k závěru, „že provozování elektronických podatelen je procesní instrument k zajištění výkonu přenesené působnosti. Jako procesní instrument navázaný na přenesenou působnost by pak při smluvním přenosu z obce na jinou obce měl podléhat režimu veřejnoprávních smluv o zajištění výkonu přenesené působnosti, jak je upraven v zákoně o obcích.“

Z výše uvedeného pak vyplývá, že pokud by obec nebo město uzavřelo o provozování elektronické podatelny smlouvu s jinou obcí v rámci správního obvodu obce s rozšířenou působností, do něhož na základě zvláštního zákona patří, nebo dokonce přímo s obcí s rozšířenou působnosti, do jejíhož správního obvodu patří, pak by bylo možné – za předpokladu, že by tato smlouva obsahovala náležitosti podle § 63 odst. 2 zákona o obcích – na takovou smlouvu z právního hlediska pohlížet jako na smlouvu veřejnoprávní, a to bez ohledu na to, jak je smlouva označena. Určující je totiž obsah smlouvy, resp. povaha vztahů, které jsou smlouvou upravovány. Uzavřenou smlouvu pak musí smluvní strany předložit ke schválení příslušnému krajskému úřadu (§ 63 odst. 1 zákona o obcích). Takto uzavřené smlouvy by pak byly v souladu se zákonem i po 1. 1. 2006 (§ 182 odst. 2 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád). Proto tyto smlouvy lze uzavírat již nyní, a to i na období po 1. 1. 2006, tedy například i na dobu neurčitou. Pokud by však byla taková smlouva uzavírána mezi obcemi na dobu neurčitou, doporučuje se zakotvit do ní možnost smlouvu vypovědět, včetně výpovědních lhůt. 

Z výše uvedeného také vyplývá, že stávající právní úprava výslovně nevylučuje, aby kontrahenti jako součást výše uvedené veřejnoprávní smlouvy (zpravidla v samostatném článku) uzavřeli společné ujednání o tom, že obec, která bude zajišťovat pro jinou obec příjem a odesílání podání v elektronické podobě v rámci přenesené působnosti, bude za obec, která je smluvní stranou takové dohody, přijímat a odesílat i podání v elektronické podobě, která jsou předmětem její samostatné působnosti.

Co se týká úhrady nákladů spojených se zabezpečením této „veřejné služby“ jinou obcí platí, že je třeba tuto otázku vyřešit přímo ve výše uvedené smlouvě.

Vzhledem k tomu, že smlouvami uzavřenými v souladu s touto variantou se právní vztahy mezi obcemi v oblasti příjmu a odesílání podání v elektronické podobě mohou řídit i po 1. 1. 2006, odbor informatiky krajského úřadu toto řešení preferuje. Odbor je schopen pomoci starostům obcí a měst formou metodické pomoci s uzavíráním konkrétních smluv za předpokladu, že obce, které by měly být smluvními stranami dohody, mu poskytnou odpovídající součinnost.

 

III. 2 /  Období po 1.1. 2006

 

Varianta A

Obec nebo město bude – stejně jako v kalendářním roce 2005 – vlastníkem technického zařízení, jehož prostřednictvím samo zajistí příjem datových zpráv se zaručenými elektronickými podpisy založenými na kvalifikovaných certifikátech služeb.

 

Varianta B

Obec nebo město (s výjimkou obcí s rozšířenou působností), která nebude vlastníkem technického zařízení, jehož prostřednictvím by mohlo zajistit příjem datových zpráv se zaručenými elektronickými podpisy založenými na kvalifikovaných certifikátech služeb, bude muset zajistit splnění výše uvedené povinnosti uzavřením zcela nově kodifikované veřejnoprávní smlouvy podle § 37 odst. 7 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád.

Mezi veřejnoprávní smlouvou podle části III.2 varianta D/ tohoto stanoviska uzavřenou do 31. 12. 2005 a veřejnoprávní smlouvou uzavřenou po 1. 12. 2006 podle § 37 odst. 7 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, je několik rozdílů:

(a)        Smlouva podle § 37 odst. 7 správního řádu bude moci být – na rozdíl od obecné úpravy veřejnoprávních smluv v § 63 zákona o obcích – uzavřena výhradně s obcí s rozšířenou působností. Smluvními stranami této veřejnoprávní smlouvy tedy bude obec s rozšířenou působností (jako subjekt, který bude provozovat elektronickou podatelnu) a obec, která nemůže zajistit provoz elektronické podatelny a která náleží do správního obvodu obce s rozšířenou působnosti.

(b)       Veřejnoprávní smlouva uzavřená po 1. 1. 2006 podle § 37 odst. 7 správního řádu bude smlouvou „o zajištění povinností vyplývajících z veřejné služby“, bez ohledu na to, zda podání, jejichž příjem a odesílání bude zajištěno obcí s rozšířenou působností namísto obce, která náleží do jejího správního obvodu, bude obsahově spadat do oblasti působnosti přenesené nebo samostatné. Veřejnoprávní smlouva o zajištění příjmu a odesílání podání v elektronické podobě uzavřená podle § 63 zákona o obcích do 31. 12. 2005 (včetně) je smlouvou, na jejímž základě je realizován příjem a odesílání podání, která svým obsahem spadají do oblasti přenesené působnosti s tím, že zákon výslovně nevylučuje možnost dohodnout ve smlouvě i možnost, aby obec s rozšířenou působností přijímala i ta podání, která spadají do oblasti působnosti samostatné. 

(c)        Tato možnost, jak ostatně vyplývá z výše uvedeného, se nebude vztahovat na obce s rozšířenou působností, které budou muset zajistit provoz elektronické podatelny v plném rozsahu, tedy technickým zařízením, které bude odpovídat právním a technickým parametrům stanoveným nařízením vlády č. 495/2004 Sb. a vyhláškou č.496/2004 Sb., přičemž toto zařízení musí být ve vlastnictví obce s rozšířenou působností.

Co se týká úhrady nákladů spojených se zabezpečením uvedené veřejné služby jinou obcí, platí to, co je uvedeno výše – je tedy třeba tuto otázku vyřešit přímo ve veřejnoprávní smlouvě.

 

Varianta C

Obec nebo město sice nebude vlastníkem technického zařízení, jehož prostřednictvím by mohlo zajistit příjem datových zpráv se zaručenými elektronickými podpisy založenými na kvalifikovaných certifikátech služeb, avšak bude mít z období kalendářního roku 2005 uzavřenu veřejnoprávní smlouvu podle části III.2 varianta D. tohoto stanoviska, a tato smlouva bude účinná i po 31. 12. 2005.

 

III.

ZÁVĚREČNÁ DOPORUČENÍ

(a)        Stále platí, že pro malé obce by mělo být dostačující řešení Outlook s doplňkovou evidencí. Toto řešení je však po technické stránce na samé hranici uvedeného vládního nařízení č. 495/2004 Sb. a vyhlášky č. 496/2004 Sb. Proto se postoj k tomuto řešení může v průběhu roku 2005 změnit. Vše bude záležet nejen na dalším vývoji legislativy, ale také na přístupu příslušných ústředních orgánů státní správy k tomuto technickému řešení, tedy zejména Ministerstva vnitra a Ministerstva informatiky.

(b) Obce, které žádnou výpočetní techniku nemají, musí uzavřít pro rok 2005 inominátní smlouvu o zabezpečení provozu elektronické podatelny s některým z orgánů veřejné moci a od roku 2006 smlouvu veřejnoprávní s obcí s rozšířenou působností, do jejíhož správního obvodu spadají, podle § 37 odst. 7 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád. Nebo mohou tyto obce rovnou uzavřít veřejnoprávní smlouvu s některou s obcí v rámci správního obvodu obce s rozšířenou působností, do jehož správního obvodu patří, popřípadě přímo s obcí s rozšířenou působností podle § 63 stávajícího zákona o obcích s tím, že tato smlouva pak nemusí být časově omezena pouze na kalendářní rok 2005. Toto řešení odbor informatiky krajského úřadu preferuje.

   

IV.

POZNÁMKY

Provozování elektronické podatelny dosud nebylo nijak vynucováno. Avšak kromě případné soukromoprávní a veřejnoprávní odpovědnosti bude od 1. 1. 2006 pro všechny obce platit § 37 odst. 7 a 8 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ze kterého vyplývá, že není-li správní orgán schopen zajistit přijímání podání v elektronické podobě, uzavře s obcí s rozšířenou působností, v jejímž správním obvodu má sídlo, veřejnoprávní smlouvu o provozování elektronické podatelny. Nedojde-li k uzavření veřejnoprávní smlouvy, pak v přenesené působnosti krajský úřad rozhodne, že tuto povinnost bude pro tuto obec vykonávat obecní úřad obce s rozšířenou působností, do jehož správního obvodu patří.

Krajský úřad upozorňuje na to, že od 1. 1. 2006 dochází k významné změně v oblasti provozování úředních desek. Podle § 26 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, bude každá obec povinna zveřejňovat obsah své úřední desky formou dálkového přístupu. Pro případ, že tak nebude schopna z technických důvodů učinit, správní řád předvídá podobné řešení  jako v případě zajištění příjmu a odesílání datových zpráv elektronickou podatelnou.

 

V Jihlavě, 17. ledna 2005

 

 

Ing. Petr   P a v l i n e c, v.r.   

 vedoucí odboru informatiky                                         

PŘEDSTAVITELŮM VŠECH OBCÍ A MĚST V KRAJI VYSOČINA

Zpracovali :    Karel Žák (zak.k.@kr-vysocina.cz; telefon : 564 602 309), Robert Sobotka (sobotka.r.@kr-vysocina.cz; telefon : 564 602 326)

 

Text tohoto stanoviska odboru informatiky krajského úřadu vznikl ve spolupráci s oddělením správního řízení odboru legislativy a koordinace předpisů Ministerstva vnitra České republiky, Nad Štolu 3, 170 34 Praha 7 (kontaktní osoba – Mgr. Nora Lastovecká).